Контроль та облік витрати пального на підприємствах: навіщо потрібен і як організувати

Компаніям зі власним автопарком легкових, вантажних машин чи спецтехніки потрібно постійно купувати пальне. Контроль пального на підприємстві дозволить уникнути зайвих витрат і завжди знати, скільки грошей витрачено. За допомогою обліку вдасться оптимізувати бюджет та заздалегідь розпланувати витрати.

На купівлю бензину чи дизельного палива транспортні компанії, агрофірми витрачають близько 30–50% загальних коштів. При великих обігах деякі несумлінні працівники зливають частину пального собі, сподіваючись залишитись непоміченими. Відстеження дозволить уникнути розкрадань та підвищити відповідальність співробітників.

Потреба та важливість контролю та обліку витрати пального

Якщо витрати на бензин чи дизель не підраховуються, ймовірність махінацій із боку механіків велика. Спеціальні системи розроблені для того, що допомогти менеджеру або керівнику зрозуміти, скільки й коли витрачено грошей, на які цілі, скільки пального було куплено й залито в резервуари.

Важливо знати також інформацію щодо витрат кожної одиниці техніки, обсягів, залитих у конкретний бак. Інтеграція спеціальних систем та застосування способів моніторингу дать можливість повністю виключити випадки розкрадання. Нормувати витрати важливо для таких цілей:

• ефективне використання техніки – за цими результатами простіше зрозуміти, скільки ПММ потрібно конкретній машині;
• контроль застосування спецтранспорту – споживання оцінюється з урахуванням конкретної моделі, маршруту та виду техніки;
• розрахунок точних витрат ПММ – тоді водій не зможе зливати їх, адже йому доведеться пояснювати причини перевитрати;
• оптимізація загального бюджету – за результатами завжди зрозуміло, скільки грошей потрібно виділити на заправку;
• постійне спостереження за роботою транспорту – у результаті ним не користуватимуться не за призначенням, а водій отримає зарплату тільки за фактично відпрацьований час.

Облік витрат пального дозволить отримати дані щодо фактичної витрати, на підставі яких керівник підприємства бачить середні показники. Їх прописують в обліковій політиці підприємства та беруть до уваги під час розрахунку загального бюджету.

Основні методи обліку пального на підприємствах

Якщо організувати цей процес неправильно, можливі розкрадання, маніпуляції для особистої вигоди співробітників та перевитрати. У кожної компанії свої способи контролю витрат та економії нафтопродуктів – це може бути перехід на економну спецтехніку, оптимізація маршруту або постійні профілактичні ТО.

Ці методи більш-менш ефективні, але демонструють точну картину щодо витрат. Найкращий спосіб – створити та використовувати єдину систему для контролю, відстежувати роботу автопарку в режимі онлайн. Реальний та точний облік можливий лише в порівнянні з різними показниками – це допоможе визначити перевитрату.

Облік бензину для підприємства після надходження на склад проводиться за допомогою таких способів, як-от:

• зважування;
• встановлення в резервуар рівнеміра;
• проточний лічильник.

Зважування вважається найпростішим способом, його проводять двічі. Спочатку фіксують масу автоцистерни з ПММ, а потім – її вагу після відвантаження матеріалу. Отриманий результат переводять у літри, при цьому враховуючи густину та інші характеристики палива. Цей метод має недоліки:

• при конвертації завжди є відсоток похибки, тому дані не будуть точними;
• процедура зважування займає час;
• доведеться додатково витратитися, щоб купити ваги або взяти їх в оренду.

Точнішою буде інформація, отримана за допомогою рівнеміра. Похибка при цьому мінімальна – не більше ніж 1%. Для розрахунку об’єму беруть різницю рівня між двома цифрами до та після вивантаження пального. Рівномір показує, скільки рідини залишилося в резервуарі та який її поточний рівень.

Проточний лічильник показує реальний об’єм нафтопродуктів. Цей спосіб зручний тим, що закачування ПММ можна призупинити тоді, коли рідина досягає певного рівня. Похибка, як і у випадку з рівнеміром, мінімальна – всього 1%. Більшість компаній комбінують два останні способи, щоб отримувати точніші дані.

Як проводиться облік пального під час заправки

Контроль видачі паливно-мастильних матеріалів необхідний для точного обліку та правильного планування фінансів. Облік пального на АЗС передбачає застосування:

• відомостей;
• талонів;
• смарткартки.

У першому випадку створюють відомість, куди заносять інформацію про марку та об’єм бензину. Цей документ підписують оператор заправної станції та водій автомобіля чи спецтехніки. Останній отримує також дорожній лист, у якому прописані дані щодо використовуваних нафтопродуктів.

З цих документів бухгалтер робить зведені відомості для кожного типу пального. Це досить складний спосіб, оскільки водій, співробітник бухгалтерії та працівник автозаправної станції повинні взаємодіяти між собою та обмінюватися інформацією.

Облік за талонами ведуть підприємства, які не мають власних АЗС. Цей спосіб також підходить для компаній, чиї автомобілі заправляються в різних містах. Організації необхідно укласти договір із паливною компанією, остання надає талони для обліку пального, на них вказують марку та об’єм нафтопродукту.

Паливні картки можна налаштувати на використання в різних місцях. Щоб унеможливити несанкціоноване використання, достатньо встановити дозволені для цього дату та час. Це можливість не лише контролювати бюджет, а й посилити відповідальність за махінації. Паливні карти дозволять обмежити кількість і тип бензину/ДП, що закуповується.

Як контролюють витрати щодо конкретного авто/спецтехніки

Для оптимізації бюджету важливо також відстежувати витрати на транспорт. Контроль витрати пального проводиться в такі способи:

• CAN-шина;
• фіксація рівня рідини в баку;
• вимір витрати за допомогою лічильника.

CAN-шина – технологія, у якій комбінується робота електронних автомобільних систем та датчиків. Її можна використовувати для будь-якого транспорту, підключеного до супутникової системи стеження та обладнаного трекерами.

При застосуванні такого способу на авто встановлюють модуль, який підключають до бортової системи. Він показує, скільки пального витрачено та в якому режимі працює двигун. CAN-шина має декілька недоліків:

• похибка може сягати 15%;
• складно відстежити точне місце та обсяг заправок;
• не виключені помилкові сливи та «мертві зони» (5–10% ємності паливного резервуара).

Але якщо з якихось причин не можна використовувати точніше обладнання, то CAN-шина стане зручним та практичним рішенням.

Контролювати витрати пального зручно також за допомогою лічильників, датчиків або трекерів. Вони показують, скільки рідини заправили, який обсяг на цей момент і як змінювався рівень роботи спецтехніки/їзди на автомобілі. Від одометрів останнім часом відмовляються, частіше надаючи перевагу пристроям ГЛОНАСС/GPS-стеження.

Висновки

Для ефективного менеджменту та управління фінансами на підприємстві необхідні постійний моніторинг та вимірювання витрати пального. Для цього найзручніше використовувати спеціальну програму (наприклад, від АЗТ «Славутич»). Система автоматизованого обліку для АЗС дозволить:

• вивантажувати дані в M.E.Doc;
• працювати з рівнемірами в будь-яких кліматичних умовах;
• вести масовий облік;
• створити власну мережу відомчих автозаправок без прив’язки до місця розміщення та незалежно від віддаленості об’єкта.

Кожен користувач може вибрати базову пропозицію системи або один із більш функціональних різновидів. Це власна розробка АЗТ «Славутич» для моніторингу запасів пального, управління заправними процесами та відстеження інформації щодо витрат, продажу.