Контроль и учет расхода топлива на предприятиях: зачем нужен и как организовать

Компаниям с собственным автопарком легковых, грузовых машин или спецтехники нужно постоянно покупать горючее. Контроль топлива на предприятии позволит избежать лишних затрат и всегда знать, сколько денег потрачено. С помощью учета получится оптимизировать бюджет и заранее распланировать расходы.

На покупку бензина или дизельного топлива транспортные компании, агрофирмы тратят около 30–50% общих средств. При крупных оборотах некоторые недобросовестные работники сливают часть горючего себе, надеясь остаться незамеченными. Отслеживание позволит избежать хищений и повысить ответственность сотрудников.

Потребность и важность контроля и учета расхода топлива

Если затраты на бензин или дизель никак не подсчитываются, вероятность махинаций со стороны механиков велика. Специальные системы разработаны для того, что помочь менеджеру или руководителю понять, сколько и когда потрачено денег, на какие цели, какое количество топлива было куплено и залито в резервуары.

Важно знать также информацию по расходу для каждой единицы техники, объемам, залитым в конкретный бак. Интеграция специальных систем и применение способов мониторинга ー возможность полностью исключить случаи хищения. Нормировать расходы важно для таких целей:

• эффективное использование техники ー по результатам проще понять, сколько ГСМ нужно конкретной машине;
• контроль применения спецтранспорта ー потребление оценивается с учетом конкретной модели, маршрута и вида техники;
• расчет точных затрат ГСМ ー так водитель не сможет сливать их, ведь ему придется объяснять причины перерасхода;
• оптимизация общего бюджета ー по результатам всегда понятно, сколько денег нужно выделить на заправку;
• постоянное наблюдение за работой транспорта ー в итоге им не будут пользоваться не по назначению, а водитель получит зарплату только за фактически отработанное время.

Учет расхода топлива позволит получить данные по фактическому расходу, на основании которых руководитель предприятия видит средние показатели. Их прописывают в учетной политике предприятия и берут во внимание во время расчета общего бюджета.

Основные методы учета топлива на предприятиях

Если организовать этот процесс неправильно, возможны хищения, манипуляции для личной выгоды сотрудников и перерасход. У каждой компании свои способы для контроля расхода и экономии нефтепродуктов ー это может быть переход на экономную спецтехнику, оптимизация маршрута или постоянные профилактические ТО.

Эти способы более-менее эффективны, но они не показывают точную картину по затратам. Лучший способ ー создать и использовать единую систему для контроля и отслеживать работу автопарка в режиме онлайн. Реальный и точный учет возможен только при сравнении разных показателей ー это поможет определить перерасход.

Учет бензина на предприятии после поступления на склад проводится с помощью таких способов:

• взвешивание;
• установка в резервуар уровнемера;
• проточный счетчик.

Взвешивание считается самым простым способом, его проводят дважды. Сначала фиксируют массу автоцистерны с ГСМ, а потом ー ее вес после отгрузки материала. Полученный результат переводят в литры, при этом учитывая плотность и прочие характеристики топлива. У этого метода есть недостатки:

• при конвертации всегда есть процент погрешности, потому данные не будут точными;
• процедура взвешивания занимает время;
• придется дополнительно потратиться на покупку весов или взять их в аренду.

Более точной будет информация, полученная с помощью уровнемера. Погрешность при этом минимальна ー не больше 1%. Для расчета объема берут разницу уровня между двумя цифрами до и после выгрузки топлива. Уровнемер показывает, сколько жидкости осталось в резервуаре и какой ее текущий уровень.

Проточный счетчик показывает реальный объем нефтепродуктов. Этот способ удобен тем, что закачку ГСМ можно приостановить тогда, когда жидкость достигает определенного уровня. Погрешность, как и в случае с уровнемером, минимальна ー всего 1%. Большинство компаний комбинируют два последних способа, чтобы получать более точные данные.

Как проводится учет топлива во время заправки

Контроль выдачи горюче-смазочных материалов необходим для точного учета и правильного планирования финансов. Учет топлива на АЗС предполагает применение:

• ведомостей;
• талонов;
• смарт-карт.

В первом случае создают ведомость, куда заносят информацию о марке и объеме бензина. Этот документ подписывают оператор заправочной станции и водитель автомобиля или спецтехники. Последний получает также путевой лист, в котором прописаны данные по используемым нефтепродуктам.

На основании этих документов бухгалтер делает сводные ведомости для каждого вида топлива. Это достаточно сложный способ, так как водитель, сотрудник бухгалтерии и работник автозаправочной станции должны взаимодействовать между собой и обмениваться информацией.

Учет по талонам ведут предприятия, у которых нет собственных АЗС. Этот способ также подходит для компаний, чьи автомобили заправляются в разных городах. Организации необходимо заключить договор с топливной компанией, последняя предоставляет талоны для учета горючего, на них указаны марка и объем нефтепродукта.

Топливные карты можно настроить на применение в разных местах. Чтобы исключить несанкционированное использование, достаточно установить разрешенные для этого дату и время. Это возможность не только контролировать бюджет, но и усилить ответственность за махинации. Топливные карты позволят ограничить количество и тип закупаемого бензина/ДТ.

Как контролируют расход по конкретному авто/спецтехнике

Для оптимизации бюджета важно также отслеживать затраты по транспорту. Контроль расхода топлива проводится такими способами:

• CAN-шина;
• фиксация уровня жидкости в баке;
• измерение расхода с помощью счетчика.

CAN-шина ー технология, в которой комбинируется работа электронных автомобильных систем и датчиков. Ее можно использовать для любого транспорта, подключенного к спутниковой системе слежения и оборудованного трекерами.

При применении такого способа на авто устанавливают модуль, который подключают к бортовой системе. Он показывает, сколько горючего потрачено и в каком режиме работает двигатель. CAN-шина имеет несколько недостатков:

• погрешность может достигать 15%;
• сложно отследить точное место и объем заправок;
• не исключены ложные сливы и «мертвые зоны» (5–10% емкости топливного резервуара).

Но если по каким-то причинам нельзя использовать более точное оборудование, то CAN-шина станет удобным и практичным решением.

Контролировать расход топлива удобно и с помощью счетчиков, датчиков или трекеров. Они показывают, сколько горючего заправили, какой объем на данный момент и как менялся уровень по мере работы спецтехники/езды на автомобиле. От одометров в последнее время отказываются, чаще отдавая предпочтение устройствам ГЛОНАСС/GPS-слежения.

Выводы

Для эффективного менеджмента и управления финансами на предприятии необходимы постоянный мониторинг и измерение расхода топлива. Для этого удобнее всего использовать специальную программу, например, от АЗТ «Славутич». Система автоматизированного учета для АЗС позволит:

• выгружать данные в M.E.Doc;
• работать с уровнемерами в любых климатических условиях;
• вести массовый учет;
• создать собственную сеть ведомственных автозаправок без привязки к месту размещения и независимо от удаленности объекта.

Каждый пользователь может выбрать базовое предложение системы или одну из ее более функциональных разновидностей. Это собственная разработка АЗТ «Славутич» для мониторинга запасов горючего, управления заправочными процессами и отслеживания информации по расходам, продажам.